의사소통의 팁(2022-10-17 월 버전)
- 다음의 모든 내용은 박상희 교수와의 의사소통에서 적용되는 규칙들입니다. 다른 교수님들은 당연히 다른 규칙을 가지고 계실 수 있으므로 알아서 파악해야 합니다. 하지만 이렇게만 하면 큰 실수는 없을 것입니다.
- 교수와의 이메일
- 모든 이메일은 24시간 이내에 답장을 보낸다.
- 최소한 하루에 한 번 이상 이메일을 확인한다. 되도록 그 자리에서 답장을 한다(안 그러면 잊게 된다.).
- 아무리 시시한 내용도 반드시 답장한다(이메일 교환의 맨 마지막은 학생이 하는 것을 원칙으로 한다.).
- 감사하다는 말이나 교수가 한 말을 이해했다는 답장을 빠트리는 경우가 많다. 군더더기처럼 느껴지더라도 안 하는 것보다는 하는 게 안전하다.
- 교수가 뭔가를 시킨 경우
- 해결한 일은 해결한 내용을 쓴다.
- 해결에 시간이 걸리면 언제까지 할 수 있을 것 같은지 쓴다.
- 해결을 할 수 없으면 그렇다고 쓴다.
- 교수에게 부탁을 하는 경우
- 마찬가지로 언제까지 필요한지를 적는다.
- 이모티콘을 쓰지 않는다.
- 답이 안 왔을 때는 닦달을 한다.
- 48시간 내로 답이 안 오면 닦달을 해도 된다고 볼 수 있다(물론 교수마다 다르다.).
- 제목
- '교수님 안녕하세요'라고 하는 것은 좀 더 예의에 맞을 것처럼 느껴지긴 하지만 사실 정보를 별로 담고 있지 못하다. 용건과 부탁 내용을 제목에 쓰는 것이 더 바람직하다.
- 특정 수업이나 연구에 관한 것이면 그것을 표시해 주면 분류에도 도움이 된다.
- 예: "[고급사회심리] 기말 과제에 대한 질문"; "[집단간 사과] 분석에 관한 면담 요청"
- 여러 개의 사연으로 구성된 이메일의 경우 이메일 본문의 모든 내용을 제목에 적는 것이 좋다. 하지만 하나의 이메일은 하나의 사연에 대해서만 쓰는 것이 더 바람직하다(이메일을 남발하게 되더라도).
- 예: "[졸업논문] 자료 수집; [고급사회심리] 성적 문의"
- 여러 번 이메일을 주고 받다가 없던 내용이 추가가 되면, 제목에 그 내용을 추가하는 것도 분류에 도움이 된다.
- 또 최초의 이메일의 목적과 달라지는 경우가 있다(예: 논의 --> 질문). 이 경우에는 본문에 자신이 상대방에게 원하는 것(예: 생각을 말해 달라; 답을 달라; 뭘 언제까지 해 달라) 눈에 잘 띄게(맨 앞/뒤에 쓰거나 강조하거나 등) 쓴다.
- 교수로부터의 답변이 언제까지 필요한 경우가 있다. 이럴 때는 상황에 따라 무례하게 느껴질 수도 있으므로 되도록 직접적으로 기한을 언급하는 것을 피하고, 최대한 정중하게 부탁을 드린다(예: "혹시 괜찮으시다면/너무 실례가 아니라면 X월 X일까지 답장을 주실 수 있으시다면 좋겠습니다/감사하겠습니다."). 당연히 하루 전에 부탁하면 곤란하고 충분한 말미를 드린다.
- 마무리에는 이름을 적으면 좋다. (XXX 올림)
- 'XXX 드림'은 동등하지만 상호 존중을 하는 관계에서 더 적합한 표현인 것 같다.
- 답장을 보낼 때는 받은 이메일에 대한 답장을 한다. 즉 새로운 제목으로 작성하지 않는다. 그래야 gmail에서 분류가 편하다.
- 아직까지 gmail을 쓰지 않았다면 앞으로 쓰는 것을 심각하게 고려해 본다.
- 계정을 만들 때 본인 이름만을 이용한 ID를 만들도록 한다. 장난스러운 주소(cutie 어쩌구, 무슨 vly 등)는 연구자로서의 진지한 인상을 주지 못한다.
- 이름 첫 글자와 성을 포함한 ID 또는 전체 이름을 이용한 ID가 바람직하다. 예: 홍길동 --> gdhong (미국에서 가장 흔히 쓰는 방법), gildonghong, gil_dong_hong 등
- 이메일을 받는 대상이 몇 명인지 확인을 한다.
- 처음부터 여러 명의 대화였다면 그 사람들이 모두 답장을 받는지를 꼭 확인한다.
- 처음에 대화에 끼지 않은 사람들을 추가할 경우에는 그 사람들이 cc(참조)되었음을 본문에 분명히 밝힌다. 그리고 처음부터 대화하던 사람들의 입장에서, 새로운 사람들이 예전의 대화를 읽는 것이 적절한지 판단한다(불확실하면 처음부터 대화하던 사람들에게 물어보는 것이 가장 안전하다.).
- 모든 대상이 읽기에 적절한 내용인지 생각해 본다.
- 한 사람이 여럿에 보낸 질문에 답을 하는 경우에도 모든 사람에 답을 한다. 그래야 다른 사람이 답을 할 필요가 없어진다.
- 이메일을 계속 주고 받다 보면 이전의 내용까지 합쳐져서 아주 길어진다. 그럴 때 새 이메일에 적절히 예전 것을 지워서 양을 줄이는 것도 좋다.
- 이메일 본문이 제목에 부합하도록 한다. 이메일을 여러 번 주고 받다 보면 다른 주제로 이야기가 넘어갈 수 있는데, 이 경우는 새 제목으로 바꾸면 나중에 찾아보기 좋다.
- 잘못된 표현들
- 수고하세요. (x) 윗사람에게는 쓰지 않는 표현이라고 함.
- ...한 밤 되세요. (x) 사람은 밤이 될 수 없음.
- 높임법
- 주다/주시다/드리다
- 물어보다/여쭤보다
- 나는 호칭은 '교수님'이나 '선생님' 모두 괜찮지만 다른 선생님들은 선호하시는 호칭이 있을 수 있다.
- 내용을 씀에 있어서 상대방 입장을 배려한다. 보내기 전에 이메일의 모든 측면에서 상대방의 입장에서 작성했는지를 생각해 본다.
- 자신은 잘 알고 있지만 상대방은 모르거나 기억을 못하는 내용인가?
- 상대방의 입장에서 무례하거나 배려가 부족하게 느껴질 내용은 아닌가?
- 맥락 파악
- 자신이 어떤 맥락에서 의사 소통을 하려고 하는지를 분명히 밝힌다.
- 기억
- 상대방이 전에 나누었던 대화 내용을 다 기억할 거라고 기대하지 않는다. 우리는 모두 바쁘고 정신이 없다. 또 상대방이 해당 주제에 대해 나만큼 관심이 있지 않을 수도 있다. 따라서 처음에는 살짝 기억을 일깨워 주면 좋다.
- 모든 대화를 문서로 나누거나 구두 대화를 문서화하면 문제의 소지도 줄어들고 의사 소통의 효율도 높아진다.
- 상대방의 의견을 묻는 것이라면, 정보를 충분히, 상대방이 보기 편하게 제공하고 있는가?
- 파일을 보낸다면 파일명이 교수님의 입장에서 편하게 붙여졌는지 생각해 본다. 예를 들어 여러 학생들이나 조에서 교수님께 파일을 보낸다면 당연히 자신을 식별하는 정보(이름, 조 번호 등)가 파일명에 있어야 한다.
- 죄송하다는 말을 하지 않도록 노력한다.
- 많은 경우에 죄송하다는 말을 하는 것은 본인의 마음은 좀 편해지겠지만 상대방에는 큰 의미가 없다(이미 뭔가 잘못을 했다는 사실은 변함이 없으므로).
- 오히려 죄송하다는 말을 하는 것이 습관이 되면 미래에 더 쉽게 잘못을 저지르게 될 가능성도 있다.
- 애초에 죄송할 일을 하지 않도록 하는 게 좋다.